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英語のメールで会議の日程を調整するにはどう書けばいいの？
英語のメールで会議の日程を調整するときは、会議の目的、候補日時、所要時間、タイムゾーン、相手に返信してほしい内容を順に書きます。候補を尋ねるなら “Would either of these times work for you?”、空いているか聞くなら “Are you available ...?” が使えます。丁寧な言い回しを増やすより、相手が予定を確認して答えられる情報をそろえましょう。
要点
- 英語メールの会議日程調整は、目的・候補日時・所要時間・タイムゾーンを明記します。
- 候補を提示するときは Would either of these times work for you? が使えます。
- 都合が合わないときは、断る表現と代わりの日時をセットにします。
- 了承後は確定日時を繰り返し、会議への参加方法を共有します。
丁寧に書こうとすると、日程調整のメールは長くなりがちです。次の順番で情報を並べると、短くても依頼の意図が伝わります。
件名で用件を示す。 何についての会議かを書きます。
目的を短く伝える。 何を相談・確認するために集まるかを書きます。
候補日時を示す。 日付と時刻を箇条書きにします。
所要時間とタイムゾーンを添える。 相手が予定を確保できるようにします。
返信してほしい内容を尋ねる。 候補から選ぶのか、別の日時を出すのかを明確にします。
たとえば「プロジェクトの予定を確認するため、30分の会議をお願いしたい」という依頼なら、次の形で書けます。人名・議題・日時は、送信するときに自分の予定へ置き換えてください。
候補日時をこちらから提示するメール
Subject: Meeting request: project schedule review
Dear Alex,
I'd like to arrange a 30-minute meeting to review the project schedule.
Would either of these times work for you?
Tuesday, October 13, 2026, 10:00–10:30 a.m. JST (UTC+9)
Wednesday, October 14, 2026, 3:00–3:30 p.m. JST (UTC+9)
If neither works, could you suggest another time?
Best regards, Yuki
日本語の意味： プロジェクトの予定を確認するため、30分の会議を設定したいと思っています。次のいずれかの日時はご都合いかがでしょうか。どちらも難しい場合は、別の日時をご提案いただけますか。
“arrange a meeting” は「会議を設定する」、 “review the project schedule” は「プロジェクトの予定を確認する」です。“either” は、ここでは提示した2つのうちどちらかを指します。候補が3つ以上なら “Would any of these times work for you?” に変えられます。
この文面は、相手が「どちらかを選ぶ」か「代案を出す」かを判断できる形になっています。冒頭の挨拶を長くしなくても、依頼の目的と必要な情報があれば用件を伝えられます。
なぜ、丁寧さだけでなく日時の明確さが大切なの？
“Are you available next week?” だけでは、何日の何時か、どのくらい時間が必要かが分かりません。相手から質問が返ってくる前に、分かっている条件を添えておきます。
日程調整メールでは、相手が確認する予定と、返してほしい答えを具体的に書きます。メールで書いた日時を会議中にも確認するなら、英文を見ずに口から出す練習にもつなげられます。
「丁寧にしたいから、説明を全部入れたほうがいい？」。背景は、会議の目的を理解するのに必要な範囲で十分です。経緯が長い場合は、日程の依頼と分けて短い段落にまとめましょう。
件名と依頼の表現は、どう選べばいいの？
件名には、会議の用件や議題を入れます。“Meeting” だけより “Meeting request: project schedule review” のほうが、受信一覧で何の依頼か分かります。
件名は「何の会議か」を書く
初めての日程調整： Meeting request: project schedule review
すでに合意した会議の日時確認： Meeting confirmation: project schedule review
決まっている会議の変更依頼： Request to reschedule our project meeting
“request” は依頼、 “confirmation” は確認、 “reschedule” は日程を変更することです。まだ日時が決まっていない段階で “confirmation” を使うと、確定済みの案内と受け取られる可能性があるので、段階に合わせます。
相手と目的に合わせた依頼表現
| 伝えたいこと | 英文例 | 日本語の意味・使う場面 |
|---|---|---|
| 指定日時に空いているか聞く | Are you available on October 13 at 10:00 a.m. JST? | 10月13日、日本時間午前10時は空いていますか。具体的な候補を聞きます。 |
| 日時の都合を尋ねる | Would October 13 at 10:00 a.m. JST work for you? | その日時はご都合いかがですか。候補の可否を聞きます。 |
| 会議そのものを提案する | Could we schedule a meeting to discuss the next steps? | 次の進め方を話し合う会議を設定できますか。目的と合わせて提案します。 |
| 相手の希望を聞く | Could you let me know your availability for next week? | 来週の空いている日時を教えていただけますか。候補を相手に出してもらいます。 |
“Could you ...?” や “Would ... work for you?” は、仕事の依頼に使える表現です。ただし、敬意の伝わり方は相手との関係や文面全体にもよります。取引先への新規メールなら “Dear Alex,”、日常的にやり取りする相手なら “Hi Alex,” など、社内の慣行にも合わせてください。
“Please” を足すことより、相手に選べる余地を残し、必要な条件を示すことを優先します。“You must attend.” は参加を義務付ける内容なので、単に都合を尋ねるメールには使いません。
日付・時刻・タイムゾーンは、どこまで書けばいいの？
海外の相手との日程調整では、日付・時刻・タイムゾーンをセットで書きます。 “10:00” だけでは、午前か午後か、どの地域の時刻かを判断できません。
月を英語で書き、日付の読み違いを避ける
“10/11” のような数字だけの表記は、読む人の習慣によって月日が逆に解釈されることがあります。“October 13, 2026” のように月を英語で書くと、日付の意味を明確にできます。
曜日を付ける場合は、カレンダーで一致を確認してください。日時を変更した際に曜日だけ元のまま残ると、相手がどちらを信じればよいか迷います。
時間帯と会議の長さを明記する
開始・終了時刻を書く： 10:00–10:30 a.m.
24時間表記にそろえる： 15:00–15:30
開始時刻と所要時間を書く： at 10:00 a.m. for 30 minutes
どの形でも、メール内では表記をそろえます。“from 10:00” としか書かなければ、終了時刻が分かりません。時間がまだ決まっていないなら “The meeting should take about 30 minutes.” と目安を伝え、必要に応じて調整しましょう。
“about” は「およそ」です。30分で確実に終わると決まっていない段階なら、所要時間の見込みと確定した枠を区別できます。
海外とのやり取りでは時間帯を省かない
このページの例では、日本時間を “JST (UTC+9)” と書いています。相手の地域の時刻も併記する場合は、会議が行われる日の時差を確認してから換算します。夏時間を採用する地域では、季節によって時差が変わるためです。
“your time” だけで済ませず、どの都市・時間帯を指すか確認しましょう。相手が出張している場合は、普段の勤務地と参加する場所が異なることもあります。
日時をメールで合意したら、カレンダーの招待に設定した開始・終了時刻と時間帯も確認します。文面が正しくても、招待の設定が違えば別の時間を案内することになります。
相手の都合を先に聞くには、どう書けばいいの？
相手の予定が分からない場合は、希望する期間と会議の長さを示して、空いている時間を尋ねます。こちらが対応できない時間帯があるなら、それも最初に書きましょう。
Subject: Availability for a project review meeting
Dear Alex,
Could you let me know your availability for a 30-minute meeting during the week of October 12, 2026?
I'd like to discuss the next steps for the project.
I'm available between 9:00 a.m. and 5:00 p.m. JST (UTC+9), Monday through Friday that week.
Best regards, Yuki
日本語の意味： 2026年10月12日からの週に、30分の会議ができる日時を教えていただけますか。プロジェクトの次の進め方を相談したいと考えています。その週の月曜から金曜、日本時間の午前9時から午後5時の間は対応可能です。
予定が埋まっている時間まで “I'm available” と書かず、実際に会議を入れられる範囲を伝えます。
こちらの空き時間が少ない場合は、最初から具体的な候補を示したほうが相手も選べます。「来週ならいつでも」と書いたあとで何度も断ることにならないよう、送る前に予定表を確認してください。
提案された日時を承諾・再提案するには？
返信では、まず候補が合うかどうかを答えます。理由の説明から始めるより、結論を短く示してから補足すると読みやすくなります。
候補が合うときは、選んだ日時を繰り返す
Thank you for suggesting the times.
October 13, 2026, from 10:00 to 10:30 a.m. JST (UTC+9) works for me.
I look forward to speaking with you.
日本語の意味： 候補をご提示いただきありがとうございます。2026年10月13日、日本時間午前10時から10時30分で大丈夫です。お話しできることを楽しみにしています。
“That works for me.” でも承諾はできます。ただし、候補が複数ある場合ややり取りが長くなった場合は、選んだ日時を繰り返すと取り違えを防げます。
どちらの候補も難しいときは、代案を添える
Thank you for suggesting the times.
Unfortunately, I'm not available at either time.
Would October 15, 2026, from 2:00 to 2:30 p.m. JST (UTC+9) work for you?
日本語の意味： 候補をご提示いただきありがとうございます。あいにく、どちらの時間も空いていません。2026年10月15日、日本時間午後2時から2時30分はいかがでしょうか。
“Unfortunately” は、都合が合わないことを伝える前置きです。私用の詳細や別の会議の内容まで説明する必要はありません。代案を出せない段階なら “I'll check my schedule and get back to you.” と伝え、回答できる期限が分かるなら添えます。
参加者が多いときは、誰の確認を待っているかを書く
This time works for me, but I still need to confirm with our team.
I'll get back to you by October 9, 2026, at 5:00 p.m. JST (UTC+9).
日本語の意味： 私はその時間で大丈夫ですが、まだチーム内の確認が必要です。2026年10月9日、日本時間午後5時までにご連絡します。
自分が参加できることと、会議全体が確定したことは別です。“confirmed” と書く前に、必要な参加者の都合や会議室の手配を確認しましょう。回答期限は、実際に守れる日時にします。
決まった会議を変更したいときは、どうお願いするの？
日程変更では、変更をお願いする表現、お詫び、代わりの日時をまとめます。確定済みの会議を、相手の返事なしに新しい日時へ変更したことにしないようにします。
Subject: Request to reschedule our project meeting
Dear Alex,
I'm sorry, but could we reschedule our meeting originally planned for October 13, 2026, at 10:00 a.m. JST (UTC+9)?
I have a scheduling conflict.
Would October 15, 2026, from 2:00 to 2:30 p.m. JST (UTC+9) work for you instead?
I apologize for the inconvenience.
Best regards, Yuki
日本語の意味： 申し訳ありませんが、2026年10月13日、日本時間午前10時に予定していた会議を変更できますか。別の予定と重なってしまいました。代わりに、2026年10月15日、日本時間午後2時から2時30分はいかがでしょうか。お手数をおかけして申し訳ありません。
“a scheduling conflict” は予定の重複です。理由が別にあるなら、その内容に合わせて書き換えます。実際には重複していないのに、便利な定型文だからという理由で使わないようにしてください。
日付は同じで時間だけ変えたい場合も、新しい開始・終了時刻を示します。“Can we make it later?” だけでは、何時を提案しているか分かりません。
急な変更で相手がメールを読めない可能性があるときは、職場で合意されている連絡手段も使います。変更の了承後は、元のカレンダー招待を更新して、古い予定が残らないようにします。
日時が決まったあとの確認メールには何を書くの？
確認メールでは、確定日時、会議の目的、参加方法をまとめます。会議室や接続先がまだ決まっていないなら、未確定であることと、いつ共有するかを伝えましょう。
Subject: Meeting confirmation: project schedule review
Dear Alex,
Thank you for confirming.
Our meeting is scheduled for October 13, 2026, from 10:00 to 10:30 a.m. JST (UTC+9).
We'll review the project schedule and agree on the next steps.
I'll send a calendar invitation with the details for joining the meeting.
Best regards, Yuki
日本語の意味： ご確認ありがとうございます。会議は2026年10月13日、日本時間午前10時から10時30分に予定しています。プロジェクトの予定を確認し、次の進め方を決めます。参加方法を記載したカレンダー招待をお送りします。
“I'll send ...” は「これから送ります」です。すでに送付済みなら “I've sent a calendar invitation.” に変えます。これからする対応と、すでに済んだ対応を混ぜないことが大切です。
会議の前に資料を読んでほしい場合は “Please review the agenda before the meeting.” と添えられます。実際に議題一覧を共有していることを確認してから使ってください。
返信がないときは、どう催促すればいいの？
返信がないときは、前のメールの用件を短く示して再確認します。日程を決める期限がある場合は、理由と具体的な期限を添えます。返信まで待つ日数を一律に決めるのではなく、会議までの余裕や相手との合意に合わせてください。
I'm following up on my email about the project meeting.
Would October 13, 2026, from 10:00 to 10:30 a.m. JST (UTC+9) work for you?
If possible, could you reply by October 9, 2026, at 5:00 p.m. JST (UTC+9) so we can finalize the schedule?
日本語の意味： プロジェクトの会議についてお送りしたメールの確認です。2026年10月13日、日本時間午前10時から10時30分はいかがでしょうか。予定を確定するため、可能であれば2026年10月9日、日本時間午後5時までにご返信いただけますか。
“I'm following up on ...” は、以前の連絡について改めて確認する表現です。候補日時を書き直す場合は、その時間がまだ空いているか確かめます。返事を待つ間に埋まった候補を、再び提示しないようにしましょう。
送信前に、どこを確認すればいいの？
英語の自然さだけでなく、仕事の情報が正しいかを確認します。次の項目は、文面を整える前に予定表や会議の目的と照合してください。
宛先： 調整が必要な参加者に送っていますか。不要な相手を含めていませんか。
日付と曜日： 同じ日を指していますか。例文の日時が残っていませんか。
時刻： 午前・午後、開始・終了、タイムゾーンが明確ですか。
目的： 相手が何のための会議か理解できますか。
返信内容： 候補を選んでほしいのか、別の日時を出してほしいのか分かりますか。
確定状況： 提案中の日時を、合意済みのように書いていませんか。
参加方法： 確認メールとカレンダー招待の情報が一致していますか。
「英語は合っているのに、予定が違った」。これを避けるために、英文チェックと日時チェックを分けると見直しやすくなります。英語が得意でも、実際の予定を確認する作業は省けません。
書けたメールを、会議で話す練習にも使うには？
メールで書いた表現は、会議の最後に次回の予定を決めるときにも使えます。ただし、英文を読めることと、相手を前にして言えることは別です。
次の日本語を見て、英文を隠したまま声に出してみてください。下の答えと完全に同じ文でなくても、日時と意図が伝わるかを確認します。
練習1：相手の空き時間を聞く
日本語： 火曜日は空いていますか。
答えの例： Are you available on Tuesday?
“on” は曜日の前に使います。“next Tuesday” なら “Are you available next Tuesday?” と言えます。
練習2：代わりの時間を提案する
日本語： 代わりに午後3時はいかがでしょうか。
答えの例： Would 3:00 p.m. work for you instead?
“instead” は「代わりに」です。会話で既に日付と時間帯が共有されている場合の短い形です。メールでは必要な日付やタイムゾーンも付けます。
練習3：会議の長さを伝える
日本語： 会議は30分の予定です。
答えの例： The meeting is scheduled for 30 minutes.
この文は予定している枠を伝えます。実際にかかる時間の見込みなら “The meeting should take about 30 minutes.” のように言い分けます。
練習は、日本語を見る、声に出す、答えを確認する、もう一度隠して言うという順で進めます。最後に曜日や時間を変えて、同じ型を使えるか試しましょう。実際の顧客名や社内の機密情報は、架空の名前や一般的な議題へ置き換えてください。
クチリピでは、AIコーチがその日の練習メニューを組み、間違えた問題は自動で復習に回ります。メールで書いた日時の英語も、メニューのあとに声に出しておくと、会議の最後に次回の予定を決める場面で使えます。
最後に、日程調整で覚える表現を決めましょう
まずは “Would this time work for you?” を選び、 “this time” を自分が提案する日時に置き換えてみてください。長いメールを丸ごと覚えるより、予定を尋ねる表現と、日時を正確に伝える書き方を切り分けて練習します。
次にメールを送るときは、相手が「はい」「別の日時を希望します」のどちらも返せるかを確認しましょう。丁寧さは、長い前置きではなく、相手が判断できる情報と選べる余地にも表れます。
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よくある質問
英語の会議日程調整メールは、最初に何を書けばいいですか？
会議の目的を短く書き、そのあとに候補日時を示します。I'd like to arrange a meeting to review the project schedule. のように、何を話すための会議かを明確にします。
「ご都合いかがですか」は英語でどう書きますか？
Would this time work for you? と書けます。メールでは this time の代わりに具体的な日付・時刻・タイムゾーンを入れると、確認する日時が明確になります。
日程の候補は、何個出すべきですか？
固定の個数ではなく、実際に対応できる候補を出します。このページでは2つの候補を使っていますが、1つだけなら可否を聞き、複数なら選んでほしいことを明記します。
提案された日時が合わないときは、どう断ればいいですか？
I'm not available at that time. と伝え、続けて代わりの日時を提案します。別の日時をまだ出せないなら、予定を確認していつ回答するかを伝えます。
日本時間は英語メールにどう書けばいいですか？
JST (UTC+9) と明記できます。海外の相手の時刻も書く場合は、会議当日の時差と夏時間の有無を確認して換算してください。
会議が確定したら、承諾の返信だけで十分ですか？
確定日時と参加方法を共有し、カレンダー招待の設定も確認します。複数の候補をやり取りした場合は、採用した日時を返信に繰り返すと取り違えを防げます。
日程変更をお願いするとき、詳しい理由は必要ですか？
調整に必要な範囲で理由を伝えれば十分です。変更の依頼とお詫び、代わりの日時を示し、機密情報や不要な個人事情まで書かないようにします。
