例文集約7分で読めます
英語で依頼を断るときに失礼にならない言い方は？
英語で依頼を断るときは、引き受けられないことを明確に伝え、短い理由と、実行できる場合だけ代案を添えます。 I'm sorry, but I can't take this on today. I can review it tomorrow morning.（申し訳ありませんが、今日は引き受けられません。明日の午前なら確認できます）が一例です。丁寧さのために Maybe. と答えて、相手を待たせる必要はありません。
要点
- 英語で依頼を断るときは、引き受けられない範囲を明確に伝えます。
- I can't take this on today. は今日の対応を断る表現です。
- 理由は必要な範囲で短く述べ、代案は実行できるものだけ出します。
- 権限や安全上の理由では、対応条件を曖昧にしません。
断る対象を具体的にすれば、相手は別の予定を立てられます。依頼そのものができないのか、今日だけできないのかを分けます。
返答： I'm sorry, but I can't take this on today.（申し訳ありませんが、今日は引き受けられません）
理由： I need to finish the client report first.（先に顧客向けの報告書を終える必要があります）
代案： I can review it tomorrow morning.（明日の午前なら確認できます）
相手との関係や依頼の内容によって受け取られ方は変わります。どの場面でも、断る範囲と理由を具体的に伝えます。会議での切り出し方は、英語会議で最初に言う英文も参考になります。
丁寧さと曖昧さを分けます
「はっきり断ると冷たく聞こえない？」
断れないときに Yes. と返すと、相手は作業が進むと考えます。I'm not sure.（分かりません）も、本当に確認が必要な場合の表現であって、断る意思を隠すための言葉ではありません。できないことが分かっているなら、できない範囲を明示してください。
相手の依頼を受け止めることと、引き受けることは別です。I understand this is urgent.（急ぎだと理解しています）と言ったうえで、I can't complete it today.（今日中には完了できません）と伝えられます。
断る理由に合わせて言い分けます
| 状況 | 英語 | 日本語 |
|---|---|---|
| 今日の対応ができない | I can't complete this today. | 今日中には終えられません。 |
| 新しい業務を引き受けられない | I'm unable to take on another task this week. | 今週は追加の作業を引き受けられません。 |
| 担当外で判断できない | I'm not authorized to approve this. | これを承認する権限がありません。 |
| 情報を共有できない | I'm unable to share that information. | その情報を共有することはできません。 |
| 依頼された範囲の一部ならできる | I can review the summary, but not the full report. | 要約は確認できますが、報告書全体は確認できません。 |
take on は、作業などを引き受ける意味です。I'm unable to ... は対応できないことを伝える表現で、I can't ... より長いだけで必ず丁寧になるわけではありません。相手が必要とする判断を明確にします。
急な作業を断るとき
納期だけに応じられない場合
I can't finish the analysis by tomorrow. I can send it by Friday. Would that work?
明日までに分析を終えることはできません。金曜日までなら送れます。それでもよいでしょうか。
作業自体を断っているのではなく、明日の期限に応じられない例です。金曜日に実行できる見通しがある場合に使います。代案を出しただけで、期限変更が承認されたと判断しないようにしましょう。
一部だけ対応できる場合
I can check the figures, but I can't rewrite the whole document today.
数値の確認はできますが、今日中に文書全体を書き直すことはできません。
できる範囲を先に伝える形です。相手に「全部引き受けた」と思われないよう、できない範囲も同じ発言で示します。そのあと Would checking the figures be helpful?（数値の確認だけでも役に立ちますか）と確認できます。
代案がない場合
I'm sorry, but I can't take on this task this week. My current deadlines leave no room for additional work.
申し訳ありませんが、今週はこの作業を引き受けられません。現在の締め切りがあり、追加の作業をする余裕がありません。
代案がないからといって、架空の予定や協力者を作る必要はありません。必要な理由を短く述べ、できないことを伝えます。仕事量が継続的に合わない場合は、上司と優先順位を確認してください。
上司からの依頼は、優先順位の調整として相談します
I can start this today, but that would delay the monthly report. Which should I prioritize?
今日から取りかかれますが、その場合、月次報告書が遅れます。どちらを優先すべきですか。
どちらも完了できない場合、単純に拒否するより、同時にはできないことを明示して判断を求める方法があります。もちろん、実際に両方は難しいと見積もっている場合の表現です。
If this is the priority, could we move the report deadline?
こちらを優先するなら、報告書の期限を変更できますか。
優先順位と期限の変更をセットで確認します。新しい依頼を引き受けたあとで、他の作業が無断で遅れることを避けます。
権限やルールが理由なら、条件を明示します
自分では承認できない場合
I'm not authorized to approve this change. It needs our manager's approval.
この変更を承認する権限がありません。上司の承認が必要です。
実際の承認手順が確認できている場合の表現です。承認者が不明なら I'll check who can approve it.（誰が承認できるか確認します）と伝えます。勝手に別の担当者へ責任を移さないようにしましょう。
機密情報を求められた場合
I'm unable to share that information. I can provide the approved summary.
その情報は共有できません。承認済みの要約なら提供できます。
要約も承認されている場合だけ使います。相手に押されたからといって、共有ルールを緩めないようにしてください。なぜ共有できないかを説明するために、別の機密情報を出す必要もありません。
安全上、進められない場合
We can't proceed until the safety review is complete.
安全性の確認が終わるまでは進められません。
必要な確認が未完了で、その条件を伝える立場にある場合に使います。安全上の停止を、Maybe later.（後でかもしれません）と曖昧な予定に置き換えないことが大切です。
相手が再度頼んできたら？
「少しだけでも」と言われたとき
I can spend ten minutes checking the summary, but I can't review the full document.
要約の確認に10分は使えますが、文書全体は確認できません。
これは時間と範囲を実際に確保できる場合の例です。相手が期待する成果まで引き受けたことにならないよう、範囲を確認してください。
それでも対応できないとき
I understand, but I'm still unable to complete it today.
事情は理解していますが、それでも今日中に完了することはできません。
理由を毎回増やす必要はありません。対応できない範囲を落ち着いて繰り返します。相手の事情を軽く扱わず、同時に守れない約束もしないようにします。
別の人を紹介したいとき
I can ask the team whether someone is available to help.
手伝える人がいるか、チームに確認できます。
協力者の同意がない段階で「その人がやります」と約束しません。紹介と、作業を引き受けることは別です。
断る前に整理すること
作業全体ができないのか、期限だけが難しいのか。
一部だけ対応する余地があるか。
自分に判断や承認の権限があるか。
理由として伝える情報に機密や私生活の詳細がないか。
代案を実行できる見通しがあるか。
断る表現と代案を声に出します
自分の仕事でありそうな依頼を選びます。「できない範囲」「理由」「できること」を日本語で書き、短い英語へ直してください。代案がなければ、できない範囲と理由だけでも構いません。
練習例として、I can't review the full document today. I can check the summary tomorrow.（今日、文書全体は確認できません。明日なら要約を確認できます）を2回読みます。次に英文を隠して1回言い、Can you do just a quick check?（簡単な確認だけできますか）への返答も用意します。
クチリピでは、AIコーチがその日の練習メニューを組み、間違えた問題は自動で復習に回ります。断るときの英文も、言いにくかった表現を翌日にもう一度口に出すと、本番で迷わずに言えるかを確かめられます。
「できること」を伝える前に、境界を決めます
相手のために無理な約束をするより、できる範囲を正確に伝えます。できることとできないことが分かれば、相手は次の手段を選べます。次の依頼に備え、期限だけの問題なのか、作業そのものを引き受けられないのかを分けて話してみてください。
あわせて読む
よくある質問
英語で依頼を丁寧に断る基本の形は？
I'm sorry, but I can't take this on today. のように、できない範囲を明示します。短い理由と、実行できる場合だけ代案を続けます。
断るときに Maybe. と答えてもよいですか？
対応できないことが分かっているなら、Maybe. で期待を残さないようにします。確認が必要なら、いつ返答するかを伝えます。
代案がないと断れませんか？
代案がなくても断れます。架空の予定や協力者を作らず、対応できない範囲を明確に伝えます。
上司からの依頼で時間が足りないときはどうしますか？
既存の作業への影響を説明し、優先順位を確認します。新しい作業を引き受ける場合は、他の期限も調整が必要か確認します。
何度も頼まれたらどう返せばよいですか？
相手の事情を受け止めたうえで、できない範囲を落ち着いて繰り返します。I understand, but I'm still unable to complete it today. が使えます。
別の担当者を紹介するときの注意点は？
本人の同意なく、作業を引き受けると約束しないことです。まず空き状況や、適切な相談先を確認します。
